Comment organiser son temps quand on est indépendante ?

Si tu vends tes services en ligne, il y a de fortes chances que tu sois en télétravail.

C’est super car ça t’offre de la liberté et de la flexibilité : tu peux travailler d’où tu veux et, suivant la nature de ton activité, tu peux travailler aux horaires que tu souhaites. Mais dans la pratique, tu travailles le plus souvent depuis chez toi.

Et le télétravail depuis la maison vient avec son lot de challenges quotidiens. Je les connais bien ces challenges, car je suis dans cette situation depuis 2018. Je vais donc te donner mes meilleurs conseils et astuces d’organisation pour rester productive et motivée, même à la maison, même quand la vaisselle est à faire, même avec les réseaux sociaux à portée de clic.

C’est parti !

Les défis du télétravail

Quand tu t’es lancée, la perspective d’être 100% en télétravail était des plus séduisantes. C’est effectivement le début de la liberté.

Tu n’avais peut-être pas anticipé les montagnes russes émotionnelles que sont l’entrepreneuriat. Ces hauts et ces bas influent sur notre motivation et sur… notre productivité. Ainsi, si tu n’es pas à 100%, il est fréquent que tu te laisses séduire par 5 minutes de pause sur les réseaux sociaux qui se transforment vite en 1h… Sans que tu t’en aperçoives.

Lorsque tu as signé tes premiers clients, tu as voulu les rassurer et leur faire comprendre qu’ils avaient fait confiance à la bonne personne. Depuis, tu te précipites pour leur répondre immédiatement dès que tu reçois un mail ou dès qu’ils t’appellent, même si tu es occupée sur une tâche importante. Tâche qui, du coup, n’avance pas.

Enfin, la maison, c’est aussi le lieu des 1001 tâches ménagères à effectuer. Tu peux facilement te laisser distraire et ranger ou nettoyer au lieu de travailler sur ton projet par pure facilité. Et si tu as des enfants, c’est encore plus d’interruptions qui se profilent.

Mais ne t’inquiète pas, il existe des moyens de surmonter ces défis et d’améliorer ta productivité en télétravail.

Les clés de la productivité en télétravail

Je suis freelance et en télétravail depuis 5 ans. Au cours de ces années, j’ai raffiné mon organisation afin de pouvoir tirer le maximum de valeur de mon travail, tout en y consacrant le moins de temps possible.

Je vais te présenter les 4 habitudes essentielles que je te conseille de mettre en place afin de t’organiser et de rester productive sur la durée.

Se donner des objectifs clairs et spécifiques

Il s’agit de savoir ce que tu veux accomplir dans une journée de travail.

Tu peux par exemple te fixer de produire un certain nombre de contenus, de finir une tâche qui traîne, de rattraper des mails en retards, … L’important c’est de les définir clairement et de les noter.

Cela te permet de rester concentrée et motivée tout au long de la journée.

Attention, ne place pas la barre trop haut, reste réaliste quant à ce que tu souhaites atteindre.

L’idée est d’améliorer sa productivité pour travailler plus efficacement et d’atteindre plus de résultats en moins de temps, pas de faire un burn-out !

Organiser son temps de travail par blocs et travailler par lots

L’organisation de son temps de travail est sans doute l’étape la plus importante pour booster ta productivité. Ici, mon conseil est de structurer chacune de tes journées en blocs.

Fixe ses blocs en fonction de ton énergie et de tes obligations personnelles.

Dans mon cas par exemple :

• Je fixe 2h de deep work le matin de 8h30 à 10h30 ;
• Je prends une pause de 30 min jusqu’à 11h, au cours de laquelle je réalise ma veille ;
• Je réponds ensuite aux messages que j’ai reçus depuis la dernière vérification (15 min ou moins)
• Je prends une pause déjeuner et détente d’au moins 2h
• Je fixe un second bloc de 2h de deep work en début d’après-midi si nécessaire
• Je réponds une dernière fois aux messages que j’ai reçus (objectif inbox 0 !)
• Je planifie ma journée du lendemain et je déconnecte.

Bien sûr, si je dois caler des rendez-vous téléphoniques avec mes clientes, j’en tiens compte pour l’organisation de ma journée, mais le principe fondateur de travailler par blocs reste toujours le même.

Cette organisation me permet non seulement de travailler très efficacement et surtout beaucoup moins : dans une journée typique, je travaille moins de 5h. Mais je peux t’assurer qu’au cours de cette journée j’ai abattu autant de travail que ce que je faisais en 2 journées de 9h lorsque j’étais salariée.

Deuxième levier : travailler par lots.

Travailler par lot, ça veut dire te consacrer à une seule tâche, la répéter et ainsi perdre le moins de temps possible, optimiser chaque étape au maximum et améliorer la qualité du travail réalisé.

Par exemple, est-ce que tu as déjà dû réaliser une tâche manuelle à répétition, comme emballer tes cadeaux de Noël ou faire des crêpes ? Les premiers sont généralement un peu moins réussis, puis tu prends « le coup de main » et deviens vite une pro. La tâche est maîtrisée, elle va plus vite et le rendu est de meilleure qualité ?

Eh bien, tu peux faire exactement la même chose dans ton boulot. Quand j’écris des articles, je commence à consacrer du temps à les planifier (sans les écrire, juste les sujets + la structure). Lors d’une autre session je les écris tous les uns à la suite des autres et je les planifie.

Quand je produis des vidéos courtes, je filme des dizaines de contenus en une même session. Et ainsi de suite.

Bien sûr, je choisis la tâche sur laquelle je me concentre en fonction de mes objectifs, de mon énergie du jour et de mes envies, mais en travaillant de la sorte, je peux abattre beaucoup plus de travail que si je devais faire plein de tâches différentes au cours d’une même session (trouver l’idée, structurer, écrire ou filmer, monter, publier).

Établir ses priorités pour chaque journée et les planifier en premier

Avant de planifier ta journée, commence par définir le niveau de priorité de tes tâches.

Utilise la matrice suivante :

Important/non important & urgent/non urgent

Maintenant que tu as qualifié le niveau de priorité de tout ce que tu as à faire, planifie :

Les tâches importantes non urgentes sont celles qui te permettent de développer ton business.
Planifie-les en premier pour avancer. Préfère les effectuer le matin, c’est généralement la période où on a le plus d’énergie (ou adapte-le à ton rythme personnel).

Les tâches qui sont urgentes et importantes (répondre à tes clients par exemple) passent en second. Accorde-leur une plage séparée pendant laquelle ton niveau de concentration n’aura pas besoin d’être aussi élevé.

Les tâches urgentes et non importantes viennent ensuite. Elles suivent la même logique que précédemment.

Ne t’occupe pas des tâches non importantes et non urgentes. Elles parasitent ton attention et ta concentration.

Fuir les distractions et interruptions

Je sais que fuir les distractions et les interruptions est compliqué. C’est d’autant plus compliqué qu’une guerre économique pour notre attention fait rage…
Pourtant, c’est en faisant preuve de discipline et en t’éloignant des distractions, notifications et autres interruptions que tu pourras enfin faire les choses.

Mets-toi en condition, par exemple en définissant un environnement de travail calme, bien éclairé et à l’écart des tentions. Ne garde sur ton bureau que le strict nécessaire pour accomplir ta tâche.

Si tu n’es pas seule chez-toi, ferme ta porte et explique clairement que quand cette porte est fermée, tu ne dois pas être dérangée.

De mon côté, je travaille aussi beaucoup en musique. Le casque sur les oreilles et le téléphone en silencieux, je suis 100% focus sur mon travail et je reste dans la bonne humeur !

Si malgré ça, tu as encore des difficultés à certains moments, saches qu’il existe des outils pour t’aider (ou te forcer) à rester concentrée. Je pense notamment à :
Momentum
StayFocusd
Freedom
SelfControl

Allez, plus d’excuse !

Les outils pour gérer ton temps efficacement

Je viens de proposer quelques outils pour rester concentrée en bloquant les distractions, mais il en existe beaucoup d’autres pour t’aider à organiser ton temps de travail et tes journées.

Les outils de gestion de projets
Si tu travailles de manière asynchrone comme je te le conseille, un outil de gestion de projet te sera très utile.
Ces outils te permettent de créer et lister des tâches, de les organiser et de suivre visuellement leur avancement. Tu peux également y associer des dates d’échéance pour t’aider à mieux prioriser.
De mon côté, j’utilise Trello, mais tu peux aussi t’orienter vers ses concurrents tels qu’Asana ou Monday .

Les outils de gestion de temps
De mon côté, je n’en utilise pas, mais si tu en ressens le besoin, tu peux utiliser un outil pour mesurer le temps que tu passes sur chaque tâche. En mesurant le temps que tu accordes à chaque action et en mettant en parallèle les bénéfices que tu en tires te permettra de prendre des décisions et d’optimiser tes process.
Voici quelques outils qui remplissent cette fonction : RescueTime, Toggl, Clockify

Les outils de planification des tâches :
Ces outils te permettent de planifier tes tâches à l’avance et d’avoir un suivi visuel de tes journées et semaines. Ils te permettent aussi de t’envoyer des rappels pour ne rien oublier.
Tu peux par exemple utiliser Google Agenda, Calendly ou Doodle.

En utilisant ses outils de manière judicieuse, tu pourras t’organiser de manière plus professionnelle. Néanmoins, ils ne font pas tout : n’oublie pas que le plus important reste la discipline.

Comment gérer le quotidien ?

Maintenant que je t’ai donné les techniques et outils qui te permettent d’organiser ton temps de travail, je voudrai te parler des autres défis que tu rencontreras en tant qu’indépendante et comment tu peux les relever.

La prise de décision autonome

La prise de décisions peut être ce qu’il y a de plus difficile à faire, surtout si tu viens du salariat et que tu ne travaillais pas sur un poste à responsabilité.
Le travail de l’entrepreneur est en effet de prendre des décisions et d’agir. Si tu tergiverses et procrastines, ton projet n’avancera pas et tu n’atteindras pas tes objectifs.
Il est donc essentiel que tu prennes des décisions pour ton entreprise. Tant pis si parfois tu te trompes : tu pourras toujours corriger le tir, tu auras appris quelque chose et tu auras avancé !
Et c’est ça le plus important. N’aie pas peur de l’échec et agis, prends des décisions en autonomie et ne t’arrête pas. Ce n’est que comme ça que tu avanceras vers la réussite.

La gestion du stress

Je suis désolée de te le dire, mais le stress est inévitable dans la vie d’entrepreneuse. Il est alors indispensable de trouver des moyens efficaces pour y faire face. Pratique une activité physique régulière, pratique la méditation et surtout prend des vraies pauses, régulières et accorde toi des moments de détente pour évacuer ton stress. Déconnecte !

La gestion de l’isolement

L’isolement est un autre challenge du quotidien auquel tu seras peut-être confrontée dans ton parcours entrepreneurial, surtout au début de ton activité. Maintiens des contacts réguliers avec d’autres personnes, des collègues, des partenaires, des mentors. Tu peux aussi rejoindre des communautés d’entrepreneurs qui rencontrent des défis similaires aux tiens et qui pourront t’aider à surmonter tes difficultés.

Rester motivée dans la durée

Travailler seule, ça veut aussi dire que tu es seule face à tes coups de mou. Et malheureusement, on passe toutes par là. Le secret pour continuer d’avancer et de retrouver la motivation, c’est de se reconnecter à ton « Pourquoi ». C’est aussi pourquoi il est fondamental de se poser la question avant de se lancer. L’as-tu bien fait ?

Conclusion

Travailler seule peut être un défi, mais avec les bonnes méthodes et les bons outils, gérer son temps efficacement et maintenir un équilibre en vie professionnelle et vie personnelle est possible !

Ne te laisse surtout pas submerger. Mets en place une organisation qui convient à ton rythme personnel et prend des pauses, ressource-toi.
Rappelle-toi qu’en entrepreneuriat, l’important n’est pas d’aller vite, mais de ne pas s’arrêter.

Et si tu as besoin d’aide et de soutien dans ton entreprise, n’hésite pas à te faire accompagner. Personne ne va loin seul 🙂